Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten im Portal BFH verarbeitet werden, wozu und wie lange. Das Portal ist ein internes Arbeitsmittel und steht ausschließlich Beschäftigten mit einem persönlichen Firmenkonto zur Verfügung. Es gibt keine öffentliche Nutzung und keine Gästedaten in diesem Portal.

1. Verantwortlicher

Black Forest Hospitality GmbH
Freiburgerstraße 17, 79856 Hinterzarten
Vertreten durch den Geschäftsführer Dominik Tumminaro

Ansprechpartner für den Datenschutz und für Fragen zu dieser Erklärung:
Patrick Kunisch, it@blackforesthospitality.de

2. Wer das Portal nutzt

Zugang haben ausschließlich Beschäftigte der Black Forest Hospitality GmbH und der mit ihr verbundenen Betriebe. Jedes Konto wird von der Portalverwaltung angelegt; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Welche Bereiche jemand sieht, hängt an seiner Rolle und an dem Haus, dem er zugeordnet ist.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Zum Konto

Vor- und Nachname, Benutzername, dienstliche E-Mail-Adresse, eine vierstellige Kennnummer, Rolle und Hauszugehörigkeit, optional ein Profilbild, die gewählte Sprache sowie der Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Das Passwort wird ausschließlich als nicht rückrechenbarer Prüfwert gespeichert.

Aus der täglichen Arbeit

Je nach Aufgabe entstehen Einträge, die erkennen lassen, wer sie erstellt hat: Reparatur- und Schadensmeldungen einschließlich hochgeladener Fotos und Videos, Übergaben zwischen Schichten, Aufgaben, Checklisten, Zählerstände, Inventar- und Ausgabevorgänge, Protokolle mit handschriftlicher Unterschrift, Dokumente, Beiträge in der Wissensdatenbank, Kontakte und Verträge.

Mitteilungen und Chat

Hinweise in der Glocke sowie Nachrichten und Anhänge in Gruppen- und Einzelchats. Wer Mitteilungen auf ein Gerät bekommen möchte, hinterlegt dafür eine technische Gerätekennung.

Personalbezogene Angaben

Im Personalbereich werden Dienstplan- und Abwesenheitsdaten aus dem Dienstplanprogramm angezeigt: Name, Zeitraum und der Status „genehmigt", dazu Personalnummer, dienstliche Telefonnummer und Geburtsdatum. Der Grund einer Abwesenheit wird bewusst nicht abgerufen — es steht dort nur „Abwesend". Vertrauliche Notizen zu Beschäftigten werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich Personen mit der Berechtigung zur Personalverwaltung zugänglich.

Technische Protokolle

Das Portal zeichnet auf, welche Seiten aufgerufen wurden, wer wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht hat (jeweils mit dem Wert davor und danach), sowie erfolgreiche und gescheiterte Anmeldungen. Dabei wird auch die IP-Adresse gespeichert.

4. Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung dient der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und der Organisation des Betriebs. Rechtsgrundlage ist § 26 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung. Soweit die Verarbeitung der Sicherheit des Portals dient — etwa die Protokollierung von Anmeldungen —, stützt sie sich auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO findet nicht statt.

5. Wo die Daten liegen

Das Portal läuft auf einem Server in Deutschland. Die Daten verlassen diesen Server nur in den unter Nummer 6 genannten Fällen. Sicherungen werden verschlüsselt abgelegt.

6. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt, und die Daten werden nicht verkauft. Das Portal bindet keine Schriftarten, keine Inhalte fremder Anbieter und keine Reichweitenmessung ein; der Browser verbindet sich ausschließlich mit dem Portal selbst. Im laufenden Betrieb werden Daten an folgende Dienste übermittelt, jeweils nur so weit, wie es die Funktion erfordert:

E-Mail-Versand

Empfängeradresse, Name, Betreff und Inhalt der jeweiligen Nachricht — etwa beim Zurücksetzen eines Passworts, bei Einladungen und bei Erinnerungen an Fristen.

Mitteilungen auf das Telefon (Apple)

Gerätekennung sowie Titel und Text der Mitteilung. Diese Angaben sind für den Zustelldienst lesbar. Bei Chatnachrichten enthalten sie den Namen der absendenden Person und einen Auszug der Nachricht.

Mitteilungen über den Browser

Nur die technische Adresse des Zustelldienstes. Titel und Text sind durchgehend verschlüsselt und für den Zustelldienst nicht lesbar.

Microsoft 365

Für die Dokumentenablage: Anzeigename des verbundenen Kontos und die abgelegten Dateien. Für den Versand von Angeboten: Name und E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers sowie der Inhalt des Angebots.

Hotelsystem (Apaleo)

Es werden Zimmernummern, Belegungszeiträume und Belegungszahlen abgerufen; Gästenamen werden nicht übernommen. Übermittelt wird lediglich der Reinigungszustand eines Zimmers — ohne Personenbezug.

Dienstplanprogramm

Daten werden ausschließlich abgerufen, nicht übermittelt.

Paketverfolgung

Ausschließlich die Sendungsnummer. Name und Anschrift werden nicht übermittelt.

Datensicherungen werden verschlüsselt auf demselben Server abgelegt und nicht an Dritte übergeben.

7. Aufbewahrung

Für folgende Bereiche löscht das Portal selbsttätig:

• Seitenaufrufe: 30 Tage
• Chatnachrichten und deren Anhänge: 12 Monate
• Hinweise in der Glocke: ungelesen 16 Tage, gelesen 90 Tage
• Sicher versendete Inhalte: nach Ablauf der gewählten Frist; die IP-Adresse eines Abrufs nach 30 Tagen, der Eintrag selbst nach einem Jahr
• Angemeldete Sitzungen: 24 Stunden ohne Aktivität
• Datensicherungen: bis zu drei Jahre

Für die übrigen Bereiche — insbesondere Reparaturmeldungen, Übergaben einschließlich Lesebestätigungen, Checklisten, Zählerstände, Inventarvorgänge, unterschriebene Protokolle und das Änderungsprotokoll — besteht derzeit keine automatische Löschung. Diese Einträge dokumentieren betriebliche Vorgänge und werden so lange aufbewahrt, wie es für den Nachweis dieser Vorgänge erforderlich ist.

Scheidet eine Person aus, kann ihr Konto anonymisiert werden: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und Kennnummer werden dabei durch einen Platzhalter ersetzt. Betriebliche Vorgänge, an denen die Person beteiligt war, bleiben als Nachweis bestehen.

8. Kameras

Das Portal kann Live-Bilder von Kameras der Betriebe anzeigen. Sie dienen der Kontrolle von Außenbereichen für betriebliche Zwecke — etwa um zu sehen, ob Parkflächen und Zuwege geräumt werden müssen. Eine Überwachung von Beschäftigten findet nicht statt, und die Bilder werden nicht zur Bewertung von Arbeitsleistung oder Verhalten verwendet.

Das Portal zeichnet nichts auf und überträgt keinen Ton. Es wird ausschließlich das laufende Bild durchgereicht, und auch das nur, solange jemand hinsieht. Wer welche Kamera sehen darf, wird für jede Kamera einzeln freigegeben; das Einrichten ist der Portalverwaltung vorbehalten.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht. Haben Sie in eine Verarbeitung eingewilligt, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an den unter Nummer 1 genannten Ansprechpartner. Für die Auskunft stellt das Portal eine Zusammenstellung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten bereit.

10. Beschwerderecht

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Besucheranschrift: Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
poststelle@lfdi.bwl.de

11. Änderungen dieser Erklärung

Wird das Portal um Funktionen erweitert, die neue Daten verarbeiten, wird diese Erklärung angepasst. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum steht oben.